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Aracaju conclui digitalização de documentos e avança na modernização da gestão 

Augusto Fábio: aumento de produtividade e da segurança do setor

Um dos braços do Planejamento Estratégico da Prefeitura de Aracaju, no sentido de otimizar serviços, é a Gestão Documental, área que, dentre outros benefícios, facilita a rotina do servidor público municipal.

Iniciado em 2018, após um período de organização e detalhamento, o processo de digitalização de documentos, parte dessa gestão, foi concluído no que diz respeito aos servidores ativos.

Este é um empenho que envolve a garantia de maior segurança, além de economia para os cofres públicos. Conforme destaca a coordenadora-geral de Gestão de Pessoal, Fernanda Moura, esse processo vai proporcionar mais eficiência nas informações que serão colhidas quando da instrução dos processos administrativos, otimização desses processos, segurança quanto aos documentos funcionais dos servidores e facilitação nas transições de gestões. 

“Nestas transições, por exemplo, muitos documentos acabavam sendo extraviados e, por isso, nosso intuito é dinamizar ao máximo. Para que o processo fosse iniciado, então os documentos passaram por uma rigorosa triagem, organização e, em seguida, digitalização”, explica Fernanda. 

No total, foram cerca de 3,8 milhões de imagens digitalizadas, o que chega aos 100% do acervo documental da Prefeitura referente aos servidores ativos, como acrescenta o gerente de Movimentação, Cadastro e Controle da Secretaria Municipal do Planejamento, Orçamento e Gestão – Seplog -, Alexandre Barreto.

“Esse total de folhas digitalizadas corresponde a, aproximadamente, 14 mil prontuários funcionais. O processo de digitalização dos prontuários dos inativos está 80% concluído, restando cerca de dois mil prontuários a serem digitalizadas. No geral, esse é um resultado muito positivo que abrange uma série de benefícios”, garante o gerente. 

Com a conclusão do procedimento, os servidores terão mais facilidade em acessar e requerer documentos, otimizando a agilidade dos trâmites administrativos e diminuindo o custo com a manutenção dos papéis.

“Mas, vai além disto. O custo que nós tínhamos com os galpões para acumular todos os prontuários não será mais necessário com a conclusão da digitalização”, ressalta Alexandre.

O processo também traz uma maior segurança dos documentos e eficiência na informação e instrução dos processos. “Todos os documentos são higienizados e enumerados um a um, e logo em seguida armazenados em um sistema que fica à nossa disposição”, destaca. 

Antes, a administração gastava cerca de R$ 78 mil por mês com aluguel de galpões, insumos e 13 funcionários envolvidos nessa atividade. Hoje, incluindo a digitalização, se investe em torno de R$ 20 mil.

Outro ponto positivo é que a digitalização também segue compromisso socioambiental, com efeito positivo na “Pegada de Carbono”, índice que mede os impactos de cada ação no ambiente de trabalho em relação ao comprometimento de recursos naturais, como a derrubada de árvores para fabricar papel, por exemplo, e gera economia. 

“A digitalização desses documentos nos permitiu aumentar a produtividade do setor e dar mais segurança na condução das informações. Agora, essas questões foram equacionadas, gerando, além de mais agilidade e resolutividade, economia para a administração", avalia o secretário de Planejamento, Orçamento e Gestão, Augusto Fábio.

Foto: Marcelle Cristinne

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